Kurz gesagt
Die meisten CRM-Apps sind Begleiter einer Desktop-Software: Sie zeigen Kontakte und Geschäfte, aber die eigentliche Arbeit passiert im Browser. Unterschiede zeigen sich bei drei Punkten. Anrufe: Einige Apps bieten nach einem Anruf aus der App das Protokoll an, Zoho erfasst unter Android auch normale Anrufe mit bekannten Nummern, auf dem iPhone sieht keine App die Anrufliste. Offline: Salesforce, Zoho und Pipedrive lassen Änderungen ohne Netz zu, HubSpot nicht. Adressbuch: Die meisten gleichen über Google, Microsoft oder iCloud ab. Telefonzentrierte Apps wie Nexicall oder Salestrail sind dagegen für die Arbeit am Handy gebaut.
Worauf es bei einer CRM-App ankommt
Eine CRM-App muss am Handy drei Dinge besser können als der Browser, sonst öffnet sie unterwegs niemand. Daran messen wir die sieben Apps in diesem Vergleich:
- Anrufe erfassen: Wird ein Anruf nach dem Auflegen zum Protokollieren angeboten — und gilt das nur für Anrufe aus der App oder auch für normale Anrufe über die Telefon-App?
- Ohne Netz arbeiten: Kann die App ohne Empfang nur anzeigen, oder auch anlegen und ändern?
- Adressbuch: Landen CRM-Kontakte im Adressbuch des Handys, damit ein eingehender Anruf einen Namen bekommt — und wird in beide Richtungen abgeglichen?
- Gebaut fürs Handy: Ist die App der Hauptarbeitsplatz oder ein Fenster auf eine Desktop-Software?
Salesforce: die stärkste Offline-App der großen Plattformen
Die Salesforce-App ist ein Fenster auf eine Plattform, die vor allem am Desktop eingerichtet und genutzt wird. Ihre größte Stärke unterwegs: Sie hält Datensätze offline vor und kann ohne Empfang anlegen, bearbeiten und löschen; synchronisiert wird beim nächsten Netz. Startest du einen Anruf aus der App, wird nach dem Auflegen das Protokoll angeboten. Anrufe aus der normalen Telefon-App erfasst sie nicht. Kontakte gleicht Salesforce über Google oder Microsoft in beide Richtungen ab; auf Android ist das Google-Konto das Adressbuch.
HubSpot: solide App, aber nur mit Verbindung
Die HubSpot-App ist ein solides Fenster auf HubSpots Plattform. Unter Android zeigt sie nach einem normalen Anruf einen Bildschirm zum Protokollieren, auf dem iPhone nicht; eingehende Anrufe lassen sich nur Kontakten zuordnen, die schon im CRM stehen. Ohne Netz geht laut HubSpots eigener Hilfe nichts: Datensätze lassen sich offline weder anlegen noch bearbeiten noch ansehen. Für das iPhone-Adressbuch gibt es eine zertifizierte App, die HubSpot-Kontakte mit iCloud in beide Richtungen abgleicht.
Zoho CRM: die meisten Funktionen unter Android
Unter den großen CRMs hat Zoho die leistungsfähigste App. Unter Android kann sie normale Anrufe automatisch protokollieren oder nach dem Anruf nachfragen — für Nummern, die schon im CRM stehen. Auf dem iPhone geht das nicht, weil Apple Apps die Anrufliste nicht zeigt. Datensätze lassen sich offline ändern und später abgleichen. Kontakte gleicht Zoho mit Google Contacts in beide Richtungen ab.
Pipedrive: ein guter Begleiter zur Pipeline
Pipedrive ist ein Desktop-CRM, das man auch am Telefon nutzen kann, und die App ist ein solider Begleiter dazu. In der App lassen sich Deals, Notizen und Aktivitäten auch offline bearbeiten; die Änderungen werden nach der Verbindung abgeglichen. Kontakte synchronisiert Pipedrive über Google oder Microsoft in beide Richtungen, und auf Android ist das Google-Konto das Adressbuch.
CentralStationCRM: schlank, mit Telefonie über sipgate
CentralStationCRM ist ein schlankes CRM für kleine Unternehmen, das vor allem am Schreibtisch gepflegt wird. Mit der sipgate-Anbindung telefonierst du aus dem CRM heraus, und Notizen aus der sipgate-App werden zurückgespeichert — dafür brauchst du sipgate als Telefonanlage. Unter Android werden kürzlich geänderte CRM-Kontakte ins Adressbuch des Handys geschrieben, in eine Richtung; auf dem iPhone ist das laut Anbieter nicht möglich. Offline sind die zuletzt aufgerufenen Seiten lesbar.
Salestrail: Anruferfassung als App, kein CRM
Salestrail ist kein CRM, sondern eine Erfassungsschicht fürs Handy: Die App hält fest, dass ein Anruf stattgefunden hat, und schreibt ihn in ein CRM wie Salesforce oder HubSpot — mit mehr Anbindungen, als Nexicall sie hat. Kontakte, Pipeline und Verlauf liegen weiter im CRM dahinter. Sinnvoll, wenn dein Team ein CRM nutzt, das es mag, und die einzige Lücke ist, dass mobile Anrufe dort nie ankommen.
Nexicall: das CRM, das fürs Handy gebaut ist
Nexicall ist umgekehrt gebaut: Die Arbeit passiert auf dem Handy, der Browser ist die Ergänzung. Es gibt native Apps für iPhone und Android, keine Website in einer Hülle, und eine Web-App mit derselben Datenbank. Du startest den Anruf aus der App, liest vorher das Briefing, und nach dem Auflegen öffnet sich das Protokoll mit der Dauer. Notizen diktierst du; die KI fasst sie zusammen und schlägt die nächste Wiedervorlage vor. Kontakte werden mit dem Adressbuch des Handys in beide Richtungen abgeglichen, auch mit mehreren Nummern pro Kontakt.
Die Grenzen: Ohne Netz bleiben geladene Daten lesbar, gespeichert werden aber nur Anrufprotokolle, Kontaktänderungen und Deal-Phasen — Salesforce und Zoho können offline mehr. Eingehende Anrufe bietet die App nur zum Protokollieren an, wenn sie beim Auflegen im Vordergrund war. Kontaktlisten importierst und Teams verwaltest du im Web. Und es gibt keine eigenen Felder und keinen Integrations-Marktplatz.
Welche App für wen?
- Du arbeitest oft ohne Empfang und brauchst eine große Plattform: Salesforce oder Zoho CRM.
- Du telefonierst viel mit Android und dein Team nutzt bereits Zoho: Zohos Anruferfassung ist unter den großen CRMs die stärkste.
- Marketing und Vertrieb teilen sich ein System: HubSpot — mit dem Wissen, dass die App ohne Verbindung nicht arbeitet.
- Dein Prozess lebt in der Pipeline, und die App ist Begleitung: Pipedrive.
- Ihr seid ein kleines Team, arbeitet am Schreibtisch und telefoniert über sipgate: CentralStationCRM.
- Euer CRM bleibt, nur die Handy-Anrufe fehlen darin: Salestrail.
- Euer Vertrieb passiert am Telefon und das Handy ist der Arbeitsplatz: Nexicall.
So testest du eine CRM-App in 20 Minuten
- Ruf einen Testkontakt aus der App an und schau, was nach dem Auflegen passiert.
- Ruf denselben Kontakt über die normale Telefon-App an und prüfe, ob der Anruf irgendwo im CRM auftaucht.
- Schalte den Flugmodus ein, ändere einen Kontakt und lege eine Notiz an. Schalte ihn wieder aus und prüfe, was angekommen ist.
- Lass dich von einer Nummer anrufen, die als Kontakt im CRM steht, und schau, ob dein Handy den Namen anzeigt.
- Erledige eine typische Aufgabe mit einer Hand, im Stehen.
Häufige Fragen
- Was ist eine CRM-App?
- Eine CRM-App ist die Handy-Version einer CRM-Software. Mit ihr siehst und pflegst du Kontakte, Gespräche und Geschäfte unterwegs. Bei den meisten CRMs ist sie ein Begleiter zur Web-Version, bei telefonzentrierten CRMs der Hauptarbeitsplatz.
- Kann eine CRM-App Anrufe automatisch erfassen?
- Nur eingeschränkt. Auf dem iPhone gibt Apple keiner App Zugriff auf die Anrufliste. Unter Android ist mehr möglich — Zoho etwa erfasst normale Anrufe mit Nummern, die schon im CRM stehen. Verlässlich funktioniert überall nur, den Anruf aus der App zu starten und danach das Protokoll auszufüllen.
- Welche CRM-Apps funktionieren offline?
- Salesforce und Zoho CRM lassen Datensätze offline ändern und später abgleichen, Pipedrive Deals, Notizen und Aktivitäten. HubSpot arbeitet ohne Verbindung nicht. Nexicall speichert offline Anrufprotokolle, Kontaktänderungen und Deal-Phasen und zeigt geladene Daten an.
- Brauche ich eine CRM-App, wenn es eine Web-Version gibt?
- Wenn du unterwegs telefonierst, ja. Was nicht direkt nach dem Gespräch eingetragen wird, fehlt meistens im CRM — und am Handy ist die App der schnellste Weg dahin.