Kurz gesagt
CRM-Software verwaltet Kontakte, Gespräche und Verkaufschancen an einem Ort. Die Systeme unterscheiden sich weniger in ihrer Funktionsliste als in ihrem Schwerpunkt: Plattformen wie Salesforce, HubSpot und Zoho lassen sich fast beliebig anpassen und anbinden, Pipeline-CRMs wie Pipedrive stellen die Verkaufsphasen in den Mittelpunkt, schlanke CRMs wie CentralStationCRM setzen auf Einfachheit, und telefonzentrierte CRMs wie Nexicall bauen alles um den Anruf herum. Für die Auswahl zählt deshalb zuerst, wo dein Team arbeitet — am Schreibtisch oder am Telefon — und erst danach, wie viel Anpassung und Anbindung du wirklich brauchst.
Was CRM-Software leistet
CRM steht für Customer Relationship Management, also die Pflege von Kundenbeziehungen. Eine CRM-Software sammelt alles, was dein Team über Kunden und Interessenten weiß, an einer Stelle — statt verteilt auf Excel-Listen, Notizzettel und Postfächer. Fast jedes CRM deckt diese Grundfunktionen ab:
- Kontakte und Firmen mit allen Telefonnummern, Adressen und Ansprechpartnern.
- Verlauf: Anrufe, Notizen und Termine pro Kontakt, damit jeder im Team weiß, was zuletzt besprochen wurde.
- Verkaufschancen und Pipeline: offene Geschäfte mit Wert und Phase.
- Aufgaben und Wiedervorlagen, damit kein Kontakt liegen bleibt.
- Berichte über Aktivitäten und Abschlüsse.
- Zugriff vom Handy und Anbindung an andere Werkzeuge.
Vier Arten von CRM-Software
Die Funktionslisten sehen sich zum Verwechseln ähnlich. Den Unterschied macht, wofür ein System gebaut wurde. Grob lassen sich vier Arten unterscheiden:
- Plattformen: Systeme, die sich fast beliebig erweitern lassen — eigene Objekte, Felder, Automatisierung, große Marktplätze für Integrationen. Sie können ein ganzes Unternehmen tragen, brauchen dafür aber Einrichtung und oft jemanden, der sie betreut.
- Pipeline-CRMs: um die Verkaufsphasen herum gebaut. Geschäfte wandern auf einer visuellen Pipeline von Phase zu Phase; Berichte und Automatisierung drehen sich um diesen Prozess.
- Schlanke CRMs für kleine Unternehmen: bewusst übersichtlich, schnell eingeführt, ohne Plattform-Ambitionen. Gut für Teams, die Kontakte, Angebote und Projekte sauber führen wollen.
- Telefonzentrierte CRMs und Erfassungs-Apps: gebaut für Teams, deren Arbeit am Telefon stattfindet. Entweder als eigenes CRM, in dem der Anruf die Arbeitseinheit ist, oder als Zusatz-App, die Anrufe in ein bestehendes CRM schreibt.
Mehr dazu: CRM für kleine Unternehmen: auswählen und an einem Tag einführen
Die Kriterien, die wirklich unterscheiden
Statt Funktionslisten abzuhaken, prüfst du besser diese Punkte. Sie trennen die Systeme in der Praxis:
- Arbeitsort: Ist das System für den Schreibtisch gebaut und hat eine App dazu — oder fürs Telefon, mit einer Web-App dazu? Die Antwort entscheidet, ob dein Team es im Alltag wirklich nutzt.
- Anrufe erfassen: Wird ein Anruf beim Auflegen zum Protokollieren angeboten, mit der Dauer aus dem System? Oder musst du hinterher selbst eintragen, dass du telefoniert hast?
- Anpassbarkeit: Brauchst du eigene Felder, eigene Objekte oder Automatisierung? Wenn ja, scheiden die schlanken Systeme schnell aus.
- Anbindungen: Muss das CRM mit Buchhaltung, Marketing oder Telefonanlage sprechen? Dann zählt die Größe des Integrations-Marktplatzes.
- Ohne Netz arbeiten: Was kann die App ohne Empfang — nur anzeigen, oder auch anlegen und ändern?
- Adressbuch: Landen CRM-Kontakte auf dem Handy, damit eingehende Anrufe einen Namen bekommen — und in welche Richtung wird abgeglichen?
- Einführung: Wie lange dauert es, bis das Team ohne Schulung damit arbeitet?
- Datenstandort: Wo stehen die Server, und wer betreibt das System? Das steht in der Datenschutzerklärung des Anbieters.
Salesforce: eine Plattform, um ein CRM zu bauen
Salesforce ist weniger ein fertiges CRM als eine Plattform, auf der du eines baust: eigene Objekte, Validierungsregeln, Automatisierung, Berechtigungen, ein riesiger Marktplatz und Auswertungen, auf die große Unternehmen ihre Prognosen stützen. Die mobile App kann Datensätze auch ohne Empfang anlegen und bearbeiten. Anrufe, die du aus der App startest, werden nach dem Auflegen zum Protokollieren angeboten; Anrufe aus der normalen Telefon-App nicht.
Die bessere Wahl, wenn dein Prozess kompliziert genug ist, dass es sich lohnt, ihn abzubilden — und du jemanden hast, der das tut.
HubSpot: die Drehscheibe für Marketing und Vertrieb
HubSpot ist ein CRM, das bis in Marketing, Service und Content reicht, mit einem der größten App-Marktplätze der Branche, eigenen Objekten, Automatisierung und Auswertungen. Die mobile App ist ein solides Fenster auf all das; ohne Verbindung lassen sich Datensätze dort laut HubSpots eigener Hilfe weder anlegen noch bearbeiten noch ansehen.
Die bessere Wahl, wenn Marketing und Vertrieb sich ein System teilen — E-Mail-Kampagnen, Formulare, Lifecycle-Phasen — und das CRM die Drehscheibe für mehrere Teams ist.
Zoho CRM: eine Suite aus einer Hand
Zoho CRM bringt eigene Module und Felder, Automatisierung, einen Marktplatz und die KI-Assistenz Zia mit. Die mobile App ist unter den großen Systemen die stärkste: Unter Android kann sie Anrufe mit Nummern, die schon im CRM stehen, automatisch protokollieren, und Datensätze lassen sich offline ändern und später abgleichen.
Die bessere Wahl, wenn du einen Anbieter für alles willst — Buchhaltung, Support, Kampagnen — und die Antwort auf „was brauchen wir noch“ „noch eine Zoho-App“ lauten soll.
Pipedrive: das CRM um die Pipeline
Pipedrive ist ein ausgereiftes Vertriebs-CRM mit visueller Pipeline, großem Integrations-Marktplatz, eigenen Feldern, Workflow-Automatisierung und einem tiefen Berichtswesen. Es ist in erster Linie für den Schreibtisch gebaut; die mobile App ist ein solider Begleiter und lässt Änderungen auch offline zu, die später abgeglichen werden.
Die bessere Wahl, wenn im CRM dein Prozess lebt: selbst entworfene Phasen, eigene Felder und Berichte, die das Team jeden Montag auswertet.
CentralStationCRM: schlank und ruhig
CentralStationCRM ist ein CRM für kleine Unternehmen, das sich bewusst nicht aufbläht: Kontakte, Firmen, Notizen, Angebote und Projekte, benutzerdefinierte Felder, eine API und Schnittstellen unter anderem zu Microsoft 365 und sipgate. Über sipgate lässt sich aus dem CRM heraus telefonieren.
Die bessere Wahl, wenn die Arbeit deines Teams aus Angeboten, Projekten und langen Beziehungen besteht, die vom Schreibtisch aus gepflegt werden.
Salestrail: Anruferfassung für ein bestehendes CRM
Salestrail ist kein CRM, sondern eine Erfassungsschicht: Die App sitzt auf dem Telefon, hält fest, dass ein Anruf stattgefunden hat, und schreibt ihn in ein CRM wie Salesforce oder HubSpot — mit mehr Anbindungen, als Nexicall sie hat.
Die bessere Wahl, wenn dein Team ein CRM nutzt, das es mag, und die einzige Lücke ist, dass mobile Anrufe dort nie ankommen.
Wo Nexicall steht — und wo es verliert
Nexicall ist ein telefonzentriertes CRM für kleine Teams. Du wählst aus der App, siehst vorher ein Briefing, und nach dem Auflegen öffnet sich das Protokoll mit der Dauer aus dem System. Notizen diktierst du; die KI formuliert sie aus und schlägt die nächste Wiedervorlage vor. Kontakte werden mit dem Adressbuch des Handys in beide Richtungen abgeglichen, auch mit mehreren Nummern pro Kontakt. Es gibt Apps für iPhone und Android und eine Web-App.
Was Nexicall nicht hat, gehört in jeden ehrlichen Vergleich:
- Keine eigenen Felder, keine eigenen Objekte, keine Workflow-Automatisierung.
- Kein Integrations-Marktplatz.
- Berichte, die einfacher sind als bei Pipedrive, HubSpot oder Salesforce.
- Ohne Netz speichern die Apps nur Anrufprotokolle, Kontaktänderungen und Deal-Phasen; alles andere braucht Verbindung.
- Keine Gesprächsaufzeichnung.
- Gehostet in den USA. Wer ausschließlich Hosting in der EU sucht, ist bei Nexicall falsch.
Mehr dazu: So funktioniert die Anrufprotokollierung in Nexicall
So vergleichst du CRM-Software in einer Woche
- Schreib drei Muss-Kriterien auf, bevor du dir ein einziges Produkt ansiehst. Alles andere ist Kür.
- Wähle höchstens drei Kandidaten. Mehr testet niemand gründlich.
- Teste mit einem echten Arbeitstag, nicht mit der Demo: Führe zehn echte Telefonate und schau, wie viele davon am Abend vollständig im System stehen.
- Importiere einen Ausschnitt deiner echten Kontakte und prüfe, ob Namen, Firmen und alle Telefonnummern richtig ankommen.
- Lass mindestens eine Person aus dem Team ohne Einweisung damit arbeiten.
- Rechne die Kosten pro Person und Monat für genau die Funktionen, die du brauchst. Preise und Pakete ändern sich häufig — nimm immer die aktuelle Preisseite des Anbieters.
Häufige Fragen
- Was ist die beste CRM-Software?
- Die gibt es nicht. Für große, komplexe Vertriebsorganisationen sind Plattformen wie Salesforce oder HubSpot stark, für prozessorientierte Teams Pipeline-CRMs wie Pipedrive, für kleine Teams, die am Telefon verkaufen, telefonzentrierte CRMs. Entscheidend ist, wo dein Team arbeitet und wie viel Anpassung es braucht.
- Welche CRM-Software eignet sich für kleine Unternehmen?
- Eine, die das Team ohne Schulung nutzt. Für kleine Unternehmen sind schlanke CRMs oder spezialisierte CRMs meist besser als große Plattformen, deren Funktionen erst eingerichtet werden müssen. Teste mit einem echten Arbeitstag, bevor du dich entscheidest.
- Was kostet CRM-Software?
- Das hängt von Anbieter, Paket und Anzahl der Nutzer ab, und Preise ändern sich häufig. Vergleiche immer pro Person und Monat für die Funktionen, die du tatsächlich brauchst, und nimm die aktuelle Preisseite des Anbieters als Grundlage.
- Was ist der Unterschied zwischen CRM und Vertriebssoftware?
- Vertriebssoftware ist der Oberbegriff für Werkzeuge im Verkauf — dazu gehören CRMs, aber auch Telefonanlagen, Angebotssoftware oder Erfassungs-Apps. Das CRM ist dabei die zentrale Ablage für Kontakte, Verlauf und Verkaufschancen.
- Brauche ich ein CRM mit Telefonfunktion?
- Wenn dein Team viel telefoniert, ja. Sonst landen Anrufe im Alltag nicht im System, und der Verlauf ist lückenhaft. Ob das CRM Anrufe selbst erfasst oder eine Zusatz-App das übernimmt, hängt davon ab, ob du schon ein CRM hast, das du behalten willst.