Kurz gesagt
In Outlook legst du eine E-Mail auf Wiedervorlage, indem du sie zur Nachverfolgung kennzeichnest: Öffne die Nachricht, wähle auf der Registerkarte „Nachricht“ in der Gruppe „Tags“ die Option „Nachverfolgung“ und dann einen Zeitpunkt — „Heute“, „Morgen“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“ oder „Benutzerdefiniert“ für ein eigenes Datum. Über „Erinnerung hinzufügen“ bekommst du zusätzlich eine Erinnerung. Gekennzeichnete E-Mails erscheinen in der Aufgabenliste und in der To-Do-Leiste; erledigt ist eine Wiedervorlage mit „Als abgeschlossen markieren“. In Outlook im Web kennzeichnest du eine Mail über das Fähnchen und findest alle gekennzeichneten Mails über „Filter“ und „Gekennzeichnet“.
Wiedervorlage in Outlook: Kennzeichnung statt Mappe
Eine Wiedervorlage ist ein Termin, an dem ein Vorgang wieder auf den Tisch kommt. In Outlook übernimmt das die Kennzeichnung zur Nachverfolgung, das kleine Fähnchen an einer E-Mail. Sie sagt Outlook, bis wann du dich um die Nachricht kümmern willst, und sammelt alle gekennzeichneten Mails an einer Stelle. Mit einer zusätzlichen Erinnerung meldet sich Outlook zum gewählten Zeitpunkt von selbst.
Die Anleitung unten bezieht sich auf das klassische Outlook für Windows, wie es in Microsoft 365, Outlook 2024 und Outlook 2021 enthalten ist, und auf Outlook im Web. Die Beschriftungen können je nach Version und Ansicht leicht abweichen.
Mehr dazu: Wiedervorlage: Bedeutung, Abkürzung und Beispiele
E-Mail auf Wiedervorlage legen (klassisches Outlook)
- Öffne die E-Mail, die du später wieder bearbeiten willst.
- Wähle auf der Registerkarte „Nachricht“ in der Gruppe „Tags“ die Option „Nachverfolgung“.
- Wähle den Zeitpunkt: „Heute“, „Morgen“, „Diese Woche“ oder „Nächste Woche“. Für ein bestimmtes Datum wählst du „Benutzerdefiniert“.
- „Kein Datum“ setzt zwar ein Fähnchen, aber keinen Termin. Für eine Wiedervorlage nimmst du immer ein Datum — sonst ist es nur eine Markierung.
Erinnerung mit Uhrzeit hinzufügen
Ein Fälligkeitsdatum allein meldet sich nicht von selbst — du siehst es nur, wenn du in die Liste schaust. Wenn Outlook dich zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnern soll, wähle unter „Nachverfolgung“ zusätzlich „Erinnerung hinzufügen“ und lege Datum und Uhrzeit fest. Zum gewählten Zeitpunkt öffnet Outlook dann eine Erinnerung.
Faustregel: Eine Erinnerung mit Uhrzeit für alles, was zu einem festen Zeitpunkt passieren muss — ein vereinbarter Rückruf um zehn, eine Antwort, die du bis mittags zugesagt hast. Für alles andere reicht das Datum, solange du die Liste jeden Morgen durchgehst.
Wo du deine Wiedervorlagen wiederfindest
Gekennzeichnete E-Mails bleiben in ihrem Ordner, tauchen aber zusätzlich an diesen Stellen auf:
- In der Aufgabenliste unter „Aufgaben“, zusammen mit deinen anderen Aufgaben.
- In der To-Do-Leiste, wenn du sie neben dem Posteingang eingeblendet hast.
- In der täglichen Aufgabenliste im Kalender, am Tag der Fälligkeit.
Wiedervorlage erledigen oder entfernen
- Erledigt: Wähle unter „Nachverfolgung“ die Option „Als abgeschlossen markieren“.
- Nicht mehr nötig: Mit „Flag löschen“ unter „Nachverfolgung“ entfernst du die Kennzeichnung ganz.
- Verschieben: Kennzeichne die Mail neu mit einem späteren Zeitpunkt — und frag dich dabei kurz, warum. Wer alles pauschal um eine Woche schiebt, baut eine Bugwelle auf.
Gesendete E-Mails nachverfolgen
Die häufigste Wiedervorlage im Vertrieb ist die eigene E-Mail, auf die eine Antwort aussteht — ein Angebot, eine Terminanfrage. Auch das geht mit der Kennzeichnung: Wähle beim Schreiben einer neuen Nachricht auf der Registerkarte „Nachricht“ in der Gruppe „Tags“ die Option „Nachverfolgung“ und dann „Erinnerung hinzufügen“. So erinnert Outlook dich daran, nachzufassen, falls bis dahin keine Antwort gekommen ist.
Kommt die Antwort früher, markiere die Wiedervorlage gleich als abgeschlossen — dann bleibt die Liste ehrlich.
Wiedervorlage in Outlook im Web
- Zeige in der Nachrichtenliste auf eine E-Mail und wähle das Fähnchen, um sie zu kennzeichnen.
- Mit einem Microsoft-365-Konto kannst du mit der rechten Maustaste auf eine gekennzeichnete Mail klicken und „Erinnerung hinzufügen“ wählen.
- Alle gekennzeichneten Mails findest du, indem du oben in der Nachrichtenliste „Filter“ und dann „Gekennzeichnet“ auswählst.
- Ein erneuter Klick auf das Fähnchen hebt die Kennzeichnung wieder auf.
Und in Gmail?
In Gmail übernimmt das Zurückstellen diese Rolle: Zeige auf eine E-Mail und wähle „Zurückstellen“, dann einen Tag und eine Uhrzeit. Die Mail verschwindet aus dem Posteingang und taucht zum gewählten Zeitpunkt wieder oben auf. Alle zurückgestellten Mails findest du links im Menü unter „Zurückgestellt“.
Wo Outlook für den Vertrieb an Grenzen kommt
Für E-Mails ist die Kennzeichnung ein solides Werkzeug. Im Vertrieb stößt sie an drei Grenzen:
- Nur E-Mails: Ein Anruf, ein Gespräch auf der Messe oder ein Rückruf, den du zugesagt hast, hat in Outlook keine Mail, an der ein Fähnchen hängen könnte. Du musst dafür eigene Aufgaben anlegen — und die stehen getrennt vom Rest.
- Kein Grund, kein Verlauf: Das Fähnchen sagt dir, wann du dich melden willst, aber nicht, worum es beim letzten Gespräch ging. Den Zusammenhang suchst du dir am fälligen Tag aus Mails und Notizen zusammen.
- Nur für dich: Deine Kennzeichnungen sieht im Team niemand. Bist du krank oder im Urlaub, weiß keiner, wer heute zurückgerufen werden wollte.
Mehr dazu: Wiedervorlage im Vertrieb: so geht kein Kontakt verloren
Wiedervorlage im CRM: so macht es Nexicall
In Nexicall hängt die Wiedervorlage am Kontakt, nicht an einer E-Mail. Wenn du einen Anruf protokollierst, schlägt Nexicall aus deiner Notiz und dem Stand des Deals einen Termin für den nächsten Kontakt vor, den du bestätigst oder verschiebst. Am fälligen Tag steht der Kontakt im Morgen-Briefing, zusammen mit dem, was beim letzten Mal offen blieb. Die Liste ist auf iPhone, Android und im Web dieselbe.
Die Grenzen: Nexicall ruft niemanden für dich an und verschickt nichts von allein. Und es ersetzt Outlook nicht als Postfach — E-Mails bleiben, wo sie sind.
Häufige Fragen
- Wie lege ich in Outlook eine Wiedervorlage an?
- Öffne die E-Mail und wähle auf der Registerkarte „Nachricht“ in der Gruppe „Tags“ die Option „Nachverfolgung“. Wähle einen Zeitpunkt oder „Benutzerdefiniert“ für ein eigenes Datum. Mit „Erinnerung hinzufügen“ meldet sich Outlook zusätzlich zur gewählten Uhrzeit.
- Wo finde ich meine Wiedervorlagen in Outlook?
- Gekennzeichnete E-Mails erscheinen in der Aufgabenliste, in der To-Do-Leiste und am Fälligkeitstag in der täglichen Aufgabenliste im Kalender. In Outlook im Web findest du sie über „Filter“ und „Gekennzeichnet“.
- Wie markiere ich eine Wiedervorlage als erledigt?
- Wähle unter „Nachverfolgung“ die Option „Als abgeschlossen markieren“. Mit „Flag löschen“ entfernst du die Kennzeichnung ganz.
- Gibt es eine Wiedervorlage in Gmail?
- Gmail hat dafür die Funktion „Zurückstellen“: Die E-Mail verschwindet aus dem Posteingang und erscheint zum gewählten Zeitpunkt wieder oben. Zurückgestellte Mails findest du unter „Zurückgestellt“.
- Kann ich in Outlook Wiedervorlagen für Anrufe anlegen?
- Nur als eigene Aufgabe oder als Kalendereintrag, weil die Nachverfolgungs-Kennzeichnung an einer E-Mail hängt. Wer viel telefoniert, ist mit einem CRM besser bedient, in dem die Wiedervorlage am Kontakt hängt.