Kurz gesagt
Für eine Person und wenige Kunden reicht eine Kundendatenbank in Excel: eine Zeile pro Kontakt, feste Spalten, als Tabelle formatiert, mit Dropdowns für Status und Quelle. Sobald mehrere Leute mit denselben Kunden arbeiten, der Gesprächsverlauf wichtig wird oder du unterwegs eintragen willst, stößt Excel an Grenzen — dann lohnt ein CRM. „Kostenlos“ heißt bei CRM-Software meist eine begrenzte Gratisversion, eine zeitlich begrenzte Testphase oder eine Open-Source-Software, die du selbst betreiben musst. Prüfe vor dem Umstieg, welche Grenzen gelten und wie du deine Daten wieder exportierst.
Was „kostenlos“ bei CRM-Software meistens bedeutet
Wer nach einem kostenlosen CRM sucht, findet viele Angebote. Dahinter stecken fast immer eines von drei Modellen — und jedes hat seinen Preis, nur nicht unbedingt in Euro:
- Gratisversion mit Grenzen: Eine dauerhaft kostenlose Stufe, die bei Nutzern, Kontakten, Speicher oder Funktionen begrenzt ist. Für den Einstieg oft gut — prüfe aber, was passiert, wenn du die Grenze erreichst, und was die nächste Stufe kostet.
- Testphase: Die volle Software für eine begrenzte Zeit. Gut, um ein System mit echten Daten auszuprobieren, aber keine Dauerlösung.
- Open Source: Die Software selbst kostet nichts, aber du musst sie installieren, betreiben, sichern und aktualisieren — oder jemanden dafür bezahlen.
Fünf Fragen an jedes kostenlose CRM
- Welche Grenzen gelten — bei Nutzern, Kontakten, Funktionen?
- Was ändert sich, wenn ein zweiter oder dritter Kollege dazukommt?
- Gibt es eine App fürs Handy, und kann sie in der Gratisversion dasselbe wie in der bezahlten?
- Wie bekomme ich meine Daten wieder heraus, wenn ich wechseln will?
- Wo werden die Daten gespeichert, und wer betreibt das System?
Kundendatenbank in Excel anlegen: Schritt für Schritt
Wenn Excel für den Moment reicht, dann richtig. Mit diesen Schritten wird aus einer losen Liste eine Kundendatenbank, die sich später auch sauber in ein CRM übernehmen lässt:
- Lege die Spalten fest, eine Information pro Spalte: Firma, Vorname, Nachname, Telefon mobil, Telefon Festnetz, E-Mail, Straße, PLZ, Ort, Status, Quelle, letzter Kontakt, nächster Kontakt, Notiz.
- Trage pro Kontakt genau eine Zeile ein. Keine leeren Zeilen dazwischen, keine zusammengeführten Zellen.
- Markiere den Bereich und wähle auf der Registerkarte „Start“ die Option „Als Tabelle formatieren“. Achte darauf, dass „Tabelle hat Überschriften“ aktiviert ist. Jetzt lässt sich jede Spalte über den Pfeil in der Überschrift filtern und sortieren.
- Lege für „Status“ und „Quelle“ feste Werte fest: Wähle die Spalte, dann auf der Registerkarte „Daten“ die „Datenüberprüfung“, unter „Einstellungen“ bei „Zulassen“ die Option „Liste“ und trage die Werte ein, etwa Interessent, Angebot, Kunde, Inaktiv. Mit aktiviertem „Zellendropdown“ wählt jeder aus derselben Liste.
- Trage Daten immer als Datum ein, nicht als Text wie „nächste Woche“. Nur so lässt sich nach „nächster Kontakt“ sortieren.
Die Tabelle im Alltag nutzen
- Tagesliste: Filtere „nächster Kontakt“ bis heute und sortiere aufsteigend. Das ist deine Wiedervorlage für den Tag.
- Nach jedem Gespräch: „letzter Kontakt“ aktualisieren, einen neuen „nächsten Kontakt“ setzen und die Notiz ergänzen.
- Eine Version: Die Datei liegt an einem Ort, auf den alle zugreifen. Kopien per E-Mail sind der schnellste Weg zu drei unterschiedlichen Kundenlisten.
Mehr dazu: Wiedervorlage: Bedeutung, Abkürzung und Beispiele
Woran du merkst, dass Excel nicht mehr reicht
Excel ist kein schlechtes Werkzeug — es ist nur für etwas anderes gebaut. Diese Anzeichen sprechen dafür, dass die Liste ihren Zweck erfüllt hat:
- Die Notiz-Spalte ist voll: Du willst mehr als einen Satz pro Kunde festhalten, aber eine Zeile hat keinen Platz für zwanzig Gespräche.
- Mehrere Leute arbeiten gleichzeitig daran, und Änderungen gehen verloren oder widersprechen sich.
- Du telefonierst unterwegs und trägst danach nichts ein, weil die Tabelle am Handy zu fummelig ist.
- Niemand erinnert dich: Die Tagesliste funktioniert nur, wenn du jeden Morgen daran denkst, sie zu filtern.
- Ein Kunde ruft an, und du findest seinen Verlauf erst nach Minuten — oder gar nicht.
Von Excel ins CRM umziehen
Der Umzug ist einfacher, als viele denken, wenn die Tabelle sauber ist. Speichere sie als CSV-Datei, nimm zuerst einen kleinen Ausschnitt und prüfe nach dem Import, ob Namen, Firmen und alle Telefonnummern richtig angekommen sind. Erst dann importierst du den Rest.
Kläre vorher, welche Spalte im CRM wohin gehört — besonders bei mehreren Telefonnummern pro Kontakt. Was im neuen System keinen Platz hat, gehört in die Notiz des Kontakts, nicht in den Papierkorb.
Mehr dazu: CRM für kleine Unternehmen: auswählen und an einem Tag einführen
So geht der Umzug zu Nexicall
In Nexicall importierst du im Browser eine .csv- oder .vcf-Datei, die du aus Excel, dem Telefon oder dem Mailprogramm exportiert hast. Zeilen ohne Namen oder brauchbare Telefonnummer werden nicht stillschweigend verworfen, sondern mit Grund als übersprungen aufgeführt. Auf iPhone und Android kannst du zusätzlich Kontakte direkt aus dem Adressbuch übernehmen. Testen kannst du ohne Kreditkarte.
Häufige Fragen
- Gibt es ein wirklich kostenloses CRM?
- Es gibt dauerhaft kostenlose Versionen mit Grenzen, zeitlich begrenzte Testphasen und Open-Source-Software, die du selbst betreiben musst. Prüfe bei jedem Angebot, welche Grenzen gelten, was die nächste Stufe kostet und wie du deine Daten wieder exportierst.
- Wie erstelle ich eine Kundendatenbank in Excel?
- Lege feste Spalten an, eine Zeile pro Kontakt, formatiere den Bereich über „Start“ und „Als Tabelle formatieren“ und lege für Status und Quelle Dropdowns über „Daten“ und „Datenüberprüfung“ an. Trage Termine als Datum ein, damit du nach dem nächsten Kontakt sortieren kannst.
- Ist Excel als CRM geeignet?
- Für eine Person und wenige Kunden ja. Sobald mehrere Leute damit arbeiten, der Gesprächsverlauf wichtig wird oder du unterwegs eintragen willst, ist ein CRM besser geeignet.
- Kann ich meine Excel-Liste in ein CRM übernehmen?
- Ja, fast jedes CRM importiert CSV-Dateien. Speichere die Tabelle als CSV, importiere zuerst einen kleinen Ausschnitt und prüfe, ob alle Felder richtig ankommen.